أولاً : البطاقات الشخصية :

1.  لأول مرة : على كل مواطن أتم سن الرابعة عشرة من العمر أن يحصل على بطاقة شخصية من أمانة السجل المدني المدون فيها قيده خلال سنة واحدة من إتمام السن المذكور .

• يجب أن يصطحب وليه أو أحد أقاربه حتى الدرجة الرابعة أن كان قاصراً مع الوثائق التالية :
•  البطاقة الأسرية ( عند المنح لأول مرة ) أو شهادة تعريف من المختار في حال عدم توفر البطاقة الأسرية للولي أو كان المعرف عليه غير وليه . 
• أربع صور شخصية ملونة قياس  4*4 خليفة بيضاء.
• وان كان غير قاصر يجب إحضار شهادة تعريف من المختار مع دفتر خدمة العلم أن كان بين سن18 و 42 سنة.
• إيصال مالي بقيمة/1000/ ل.س وطابع هلال أحمر /25/ ل.س وطابع شهيد /25/ ل.س.
• وفي حال تجاوز سن الخامسة عشر هناك غرامة إضافية إيصال مالي بقيمة/5000/ ل.س.

2-  بدل ضائع أو تالف :

• معروض إلى أمانة السجل المدني للإحالة إلى  قسم الشرطة المختص.
• يتم تنظيم ضبط شرطة في الوحدة الشرطية يثبت واقعة الفقدان .
• دفتر خدمة العلم لمن أتم الثامنة عشر ولم يتجاوز الثانية والأربعين من عمره .
• أربع صور شخصية ملونة قياس  4*4 خليفة بيضاء .
• شهادة تعريف من المختار ويعفى منها في حال يحمل بطاقة أسرية وكانت صورته مطابقة لمواصفاته الحالية.
• إيصال مالي بقيمة /5000/ ل.س ان تم الإبلاغ عن الفقدان أو التلف خلال شهر وإيصال غرامة/5000/ ل.س. أن تم الإبلاغ عن الفقدان أو التلف بعد تجاوز الشهر مع طابع هلال بقيمة  /25/  ل.س وطابع شهيد /25/ ل.س.
• البطاقة الشخصية التي ظهر فيها خطأ في أحد بياناتها أو خطأ في الطباعة أو سوء تصنيع تستبدل في تلك الحالة دون رسم أو غرامة أو ضبط من الوحدة الشرطية .

3- البطاقة الشخصية بدل كسر :

• إيصال مالي بقيمة /5000/ ل.س بالإضافة إلى طابع الهلال /25/ ل.س وطابع شهيد /25/ل.س .
• أربع صور شخصية ملونة قياس 4*4 .
• دفتر خدمة العلم للأشخاص من عمر 18 سنة إلى 42 سنة .
• صورة عن البطاقة الشخصية المكسورة.
• لا نحتاج إلى ضبط من الوحدة الشرطية .

المدة الزمنية لإصدار البطاقات الشخصية في  الظروف العادية وفي حال كان الطلب مقدم في الأمانات المركزية هي 48 ساعة أما من الأمانات الأخرى للمديرية يحتاج إلى مدة أسبوع.

ثانياً : البطاقة الأسرية :

1-  لأول مرة :

• على الزوج أو الزوجة السورية  أن يستحصلا على بطاقة أسرية وذلك بطلب شفهي من أمين السجل المدني بعد التثبيت من البطاقة الشخصية .
• ويستوفى إيصال مالي قدره /2000/ ل .س و طابع هلال  قدره / 25 / ل.س وطابع شهيد/25/ ل.س  .
• صورة شخصية قياس 4*4 .

1. بدل تالف :

• إيصال مالي بقيمة /5000/ ل.س وطابع هلال بقيمة /25/ ل.س وطابع شهيد /25/ ل.س.
• صورة شخصية قياس 4*4.
• لا تحتاج بدل تالف إلى ضبط شرطة من الوحدة الشرطية .

3- بدل ضائع:

• طلب إلى أمين السجل المدني يحال إلى الوحدة الشرطية لتنظيم ضبط  شرطة يثبت واقعة الفقدان.
• إيصال مالي /5000/ ل.س  طابع هلال /25/ ل.س وطابع شهيد /25/ ل.س .

-   صورة شخصية قياس 4*4 .

3- حالات خاصة :

-   عند وفاة الزوج و له أكثر من زوجة  ولكل منها أولاد تعطى كل زوجة بطاقة  أسرية باسمها واسم أولادها فقط

    ويشار في بداية البطاقة الأسرية أن له زوجة أخرى وأولاد آخرين .

• تمنح الزوجة غير السورية التي لها أولاد ولم تكن قد تأهلت بعد وفاة زوجها أو كان مسجوناً  أو خارج القطر على  ان تثبت  ذلك بطاقة أسرية باسمها واسم أولادها.
• يمنح الوصي الشرعي عن القاصرين بطاقة شخصية للقاصرين ان كان الأب والأم متوفين أو متغيبين بسبب السجن أو السفر أو في حال وفاة الأب وزواج أرملته بعد وفاته أو طلاقها منه,

ثالثاً: تسجيل الولادة:

أ- الولادة الحديثة :

• تسجيل الولادة الحديثة مباشرة وذلك بعد إحضار شهادة ولادة من المشافى العامة أو الخاصة مكان حدوث الولادة

    أو شهادة ولادة من المختار وموقعة من الطبيب  المولد أو القابلة القانونية في حال كانت الولادة خارج المشافي

    وتنفذ الولادة فوراً .

-   في حال التأخير في تسجيل الولادة أكثر من شهر وأقل من سنة أيضاً تسجل مباشرة وبنفس الوثائق السابقة ولكن تحتاج إلى إضافة للسابق تحقيق إداري في أمانة السجل المدني مكان التسجيل بعد تسديد رسم/3000/ ل.س  .

ب –  تسجيل ولادة مضى عليها أكثر من سنة ولم  تتجاوز  18 سنة :

الوثائق المطلوبة :

• شهادة ولادة حسب السابق .
• رسم/10000/ ل.س .

-     تحقيق من الوحدة الشرطية المختصة بعد إحالة أمين السجل المدني.

-     تسجل تلك الولادات مكان قيد الأسرة  أو مكان حدوث الواقعة.

ح – تسجيل ولادة مضى على حدوثها أكثر من 18 سنة :

الوثائق المطلوبة :

-   بيان تسجيل  مكتومين من المختار يحال إلى الوحدة الشرطية للتحقيق  .

-    تحقيق الوحدة الشرطية .

-   غرامة /15000/ ليرة سورية  بموجب إيصال مالي .

-    قرار إثبات نسب من المحكمة المختصة .

• بعد الحصول على الموافقات اللازمة واستكمال الوثائق تنفذ الواقعة في أمانة السجل المدني مكان قيد الأسرية فور صدور قرار لجنة المكتومين ويرجع مدة استكمال الوثائق لصاحب العلاقة .

رابعاً : واقعة الوفاة:

الوثائق المطلوبة :

• شهادة وفاة صادرة عن المشافي العامة أو الخاصة أو السجون أو المحاجر  أو من المختار ومرفق بتقرير طبي ويتابع إجراءات التسجيل أصول المتوفي أو فروعه أو الزوج أو الزوجة أو أقرباءه البالغين وتسجل الوفاة في أمانة السجل المدني مكان حصول الوفاة أو أمانة السجل المدني مكان قيد الأسرة وبدون أي تكاليف وتنفذ فوراً أما إن تأخر بتسجيل الوفاة أكثر من شهر عندها يلزم برسم مقدارها /3000/ ل.س تدفع على شكل إيصال مالي وتحتاج إلى ضبط إداري لدى أمين السجل المدني وفي حال التأخير أكثر من سنة تحتاج إلى تحقيقات من الوحدة الشرطية و رسم /10000/ ل.س بموجب إيصال مالي .
•  خامساً : تسجيل  الزواج والطلاق :
• يقع واجب التبليغ عن واقعة الزواج أو الطلاق على السلطة المختصة التي عقدة الزواج أو حكمت بالطلاق حيث ترسل بالبريد الرسمي إلى أمين السجل المدني في المكان الذي تم فيه العقد أو صدر فيه الحكم ضمن المهلة المنصوص عنها في المادة /14/ حيث يقوم أمين السجل المدني فور استلام وثائق الزواج أو الطلاق  إلى تدوين مضمونها على قيد الزوجين و لا تعتبر أحكام الزواج أو الطلاق نافذة إلا من تاريخ صدور القرار واكتسابه الدرجة القطعية .
• ينفذ الزواج والطلاق مباشرة أمام أمين السجل المدني مكان حدوث الواقعة وتعلم أمانة القيد عن طريق أمانة السجل المدني التي نفذت الواقعة وفي حال تأخير التسجيل عن شهر تتحمل الجهة المكلفة بالتبليغ رسم  مالي  قدره/3000/ل.س تدفع على شكل إيصال مالي أم أن تأخر تسجيل الواقعة أكثر من سنة تحتاج إلى رسم/10000/  ل.س بموجب إيصال مالي .

1. زواج طرف سوري من طرف  أجنبي .

• في حال  كان أحد الزوجين أجنبياً لا يسجل هذا الزواج إلا بترخيص مسبق من الوزارة بعد تقديم الوثائق الثبوتية التالية عن طريق أصحاب العلاقة أو وكلائهم أو ذويهم أو عن طريق وزارة الخارجية إذا وردت من بعثاتنا الدبلوماسية في الخارج .

الأوراق المطلوبة :

للطرف السوري:

-     صورة عن القيد المدني مع صورة عن البطاقة الشخصية .

• رخصة زواج من شعبة التجنيد أو وثيقة من وزارة الخارجية والمغتربين تثبت اغترابه في حال كان الزوج

     سورياً .

للطرف الأجنبي:

-   شهادة ميلاد أو صورة عن قيده المدني مصدقة من وزارة الخارجية السورية .

• وثيقة تثبت ديانة الأجنبي من الجهات المختصة في بلده الأصلي مصدقة من الخارجية السورية أو البطركية المعتمدة في القطر أو وثيقة تثبت ديانته صادرة عن البطركية المعتمدة في القطر أو وثيقة إشهار إسلام من إحدى الدول الإسلامية مصدقة من وزارة الخارجية والمغتربين أو من المحاكم المختصة في القطر .
• تحليل لمرض الإيدز مصدق أصولاً ويعفى من هذا التحليل في حال (الإقامة في القطر لمدة لا تقل عن سنة متواصلة أو وفي حال وجود قرار طلاق بين الطرفين أو وجود أولاد للزوجين).

-    صورة عن جواز السفر ساري المفعول ومترجم للغة العربية .

• يمكن قبول وثيقة إخراج القيد للزوج أو الزوجة الأجنبية التي صرح بها في سفارة بلده في القطر ومصدقة أصولاً    من السفارة ووزارة الخارجية السورية متضمنة بيان قيده المدني مفصلاً بما فيه الديانة إلا في حال كان الزوج أجنبياً و الزوجة سورية يطلب منه إثبات ديانته من بلده الأصلي أو إشهار إسلامه في سورية أو الدول الإسلامية.
• أما في حال حصول طلاق بين الزوجين قبل تسجيل الزواج تنفذ واقعة الزواج والطلاق في السجل المدني دون الحصول على موافقة الوزارة.
• وفي حال إثبات الزواج يجب إحضار عقد الزواج أو بيان الزواج بعد تصديق من السفارة والخارجية السورية .
• مدة إنجاز المعاملة من شهرين إلى ثلاثة أشهر لارتباطها مع جهات أخرى وتنجز مركزياً .

سادساً : منح القيود المدنية والعائلية والبيانات المرتبطة بواقعات الأحوال المدنية :

• يخضع منحها إلى أحكام المادة /22/ وتعليماتها من المرسوم التشريعي رقم /26/ لعام 2007 وتعديلاته اللاحقة حيث يجوز إعطاء القيد المدني الفردي والعائلي وبيانات الأحوال المدنية ( بيان ولادة – وفاة – زواج – طلاق ) لصاحب العلاقة أو لأصوله أو فروعه أو الأخوة أو الأخوات ولأسرهم والوكيل القانوني والزوج والزوجة والدوائر الرسمية .
• تمنح تلك الوثائق مباشرة بموجب البطاقة الشخصية أو البطاقة العائلية أو جواز السفر أو شهادة السوق لصاحب العلاقة ويلصق عليها طابع مالي بقيمة /100/ ل.س وطابع هلال/25/ ل.س.
• تمنح من أمانة السجل المدني مكان قيد الشخص أو الأمانات المركزية في المحافظات لجميع المواطنين أو من مراكز خدمة المواطن أيضاً لجميع المواطنين خلال نصف ساعة .

سابعاً : آلية تسجيل الوثائق الواردة من خارج القطر:

• أولاً : بالنسبة للواقعة الحادثة خارج القطر وتم تسجيلها ضمن السفارة أو القنصلية السورية ، أو السفارة أو القنصلية المكلفة بمصالح السوريين:
• تعتبر صحيحة إذا جرت معاملتها وفقاً لأحكام قوانين تلك البلاد وكانت غير منافية للقوانين السورية ، ويعنى القنصل بدوره بإرسال صورة عنها عن طريق وزارة الخارجية والمغتربين إلى مديرية الشؤون المدنية المختصة مكان القيد الأصلي ، وتنفذ في سجل الوارد الخاص ثم تنقل إلى سجل الأساس .
• ثانياً : في حال عدم تمكن الشخص السوري من تسجيل الواقعة لدى السفارة أو القنصلية السورية مكان حدوث الواقعة يتم العمل وفق الآتي :

- أ-  بالنسبة لشهادة الولادة والوفاة الواردة من خارج القطر .

• 1-في حال كانت شهادة الواقعة أصل أو صورة طبق الأصل تنفذ لدى أمانة السجل المدني المختصة عن طريق مديرية الشؤون المدنية بعد إرفاق شهادة من المختار وفق الآتي :
• * – إن كانت مقدمة خلال المدة القانونية /90/ يوماً فإنها تنفذ مباشرة بدون أية رسوم.
• *– إن كانت مقدمة بعد مضي المدة القانونية ولم يمض عليها سنة ميلادية فإنها تحتاج إلى محضر إداري وتسديد رسوم مقدارها /3000/ ليرة سورية.
• * - إن كانت مقدمة بعد مرور سنة على حدوثها فإنه تحتاج إلى ضبط شرطة وتسديد رسوم مقدارها /10000/ ليرة سورية.
• 2- في حال وجود نقص في المعلومات الواردة في شهادة الولادة أو الوفاة الأصلية أو الصورة طبق الأصل ( اسم الأب – اسم الأم ....) عندها يتم تسجيلها عن طريق لجنة المكتومين الخاصة في مديرية الشؤون المدنية .
• ب-  بالنسبة لصكوك الزواج والطلاق :
• إن كانت أصل غير مصدق ( من السفارة أو الخارجية )  أو صورة طبق الأصل تنفذ في حال كانت غير مخالفة للقوانين السورية النافذة وصادرة عن المحاكم المختصة (شرعية أو روحية .... ) .
• أما إن كانت صادرة عن محكمة غير مختصة ، فيتوجب إكساؤها صيغة التنفيذ لدى المحكمة المختصة في القطر وتسجل في سجل الزواج أو الطلاق حسب واقع الحال .
• ثالثاً  : الوثائق الواردة من القطر اللبناني تعتمد في التنفيذ كما لو كانت وثيقة أصلية بعد أن يتم تنفيذها في لبنان وتحمل تواقيع وأختام حيّة على الصورة من الجهة الصادرة عنها ومصدقة من وزارة الخارجية والمغتربين السورية .
• رابعاً :  في حال كانت الوثيقة الواردة من القطر اللبناني ( وثيقة ولادة أو وفاة ) غير منفذة فيتم معاملتها مثل بقية الدول ( أي يتم تنظيم شهادة من المختار المختص ثم تعالج وفق ما جاء في البند /أ/ أعلاه ) .
• خامساً :  في حال كانت الوثيقة الواردة من القطر اللبناني ( وثيقة زواج أو طلاق ) غير منفذة ويحمل صاحب العلاقة صك زواج أو طلاق أو إثبات زواج أو طلاق ( الوثيقة الأصلية أو صورة طبق الأصل ) عندئذٍ يتم معالجتها حسب ما ورد في البند /ب/ أعلاه.
• سادساً : لا تقبل أي وثيقة لا تحمل أختاماً حيّة مثل (الصور الضوئية - الصور عن الواتس آب - الصور الواردة عن طريق الفاكس ..... ) في تسجيل واقعات الأحوال المدنية ويمكن الاستئناس بها أمام المحاكم المختصة في إثبات تسجيل الواقعة ولا تعرض على اللجنة المختصة .